Dokumenty RODO

W większości małych firm obowiązkowe są cztery rzeczy: klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kontrahentów (art. 13-14 RODO), umowy powierzenia z każdym dostawcą, który przetwarza dane w Twoim imieniu (art. 28), upoważnienia dla osób z dostępem do danych i ewidencja naruszeń (art. 33 ust. 5). Rejestr czynności przetwarzania (art. 30) formalnie nie jest wymagany od firm zatrudniających poniżej 250 osób, ale wyjątek ten prawie nigdy nie działa w praktyce — wystarczy, że przetwarzanie „nie ma charakteru sporadycznego”, a tak jest w każdym sklepie i każdej firmie z pracownikami. Do tego RODO wymaga, żebyś umiał wykazać, że stosujesz odpowiednie zabezpieczenia (art. 5 ust. 2, art. 24, art. 32) — stąd polityka ochrony danych i analiza ryzyka. Komplet tych wzorów z instrukcjami jest w Dokumentach RODO.

Nie — Dokumenty RODO w Kreatorze kosztują 299 zł netto za rok, a w cenie Pakietu Regulamin Sklepu (399 zł netto) są dołączone bez dopłaty. Za 0 zł dostajesz natomiast wskazówki na blogu i historię aktualizacji, z której wynika, co i kiedy zmieniało się w przepisach. Darmowe wzory z internetu mają ten sam problem co darmowe regulaminy: nie wiesz, z kiedy są, i nikt ich nie zaktualizuje. W Dokumentach RODO każdy wzór ma instrukcję wypełnienia, a zmiany przepisów śledzimy przez 12 miesięcy.

Komplet Dokumentów RODO kosztuje 299 zł netto za rok, a w Pakiecie E-Sprzedawcy za 399 zł netto dostajesz go razem z regulaminem i polityką prywatności. W zestawie jest 14 wzorów z instrukcjami: analiza ryzyka, rejestr czynności przetwarzania, polityka ochrony danych, rejestry upoważnień, powierzeń i naruszeń, umowa powierzenia, upoważnienie do przetwarzania, klauzule informacyjne dla pracowników i kontraktorów, oświadczenie pracownika oraz instrukcja wdrożenia RODO w mikroprzedsiębiorstwie. Osobna umowa powierzenia to 249 zł netto, a szkolenie „RODO w sklepie internetowym” — 49 zł netto.

Wdrożenie RODO w małej firmie to pięć kroków: (1) spisujesz, jakie dane, po co i skąd przetwarzasz — to szkielet rejestru czynności; (2) oceniasz ryzyko i dobierasz zabezpieczenia (hasła, kopie zapasowe, dostęp tylko dla upoważnionych); (3) piszesz i publikujesz klauzule informacyjne — w sklepie robi to polityka prywatności; (4) podpisujesz umowy powierzenia z hostingiem, biurem rachunkowym, hurtownią, narzędziem do newslettera; (5) upoważniasz pracowników i szkolisz ich, jak reagować na wniosek klienta i na naruszenie. Dokumenty RODO z Kreatora prowadzą przez te kroki instrukcją wdrożenia, a szkolenie „RODO w sklepie internetowym” (49 zł netto) pokazuje je na przykładach ze sklepu.

Za RODO odpowiada administrator, czyli firma — w praktyce jej właściciel lub zarząd; nie da się tej odpowiedzialności przenieść na pracownika ani na zewnętrznego doradcę. Inspektor ochrony danych jest obowiązkowy tylko w trzech przypadkach z art. 37 ust. 1 RODO: gdy jesteś organem lub podmiotem publicznym, gdy Twoja główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, albo gdy na dużą skalę przetwarzasz dane szczególnych kategorii (zdrowie, poglądy, biometria) lub dane o wyrokach. Typowy sklep internetowy ani mała firma usługowa nie muszą powoływać IOD — i właśnie dla takich firm są Dokumenty RODO.

Tak — w zestawie są klauzule informacyjne do umów z pracownikami i kontraktorami, wzór upoważnienia do przetwarzania danych, rejestr upoważnień i oświadczenie pracownika. Zestaw jest przygotowany dla mikroprzedsiębiorcy, który: nie musi powoływać IOD, nie przetwarza danych w imieniu innych administratorów (nie jest procesorem), nie prowadzi działalności wymagającej oceny skutków dla ochrony danych i nie przetwarza danych szczególnych (np. o zdrowiu czy dzieci). Jeśli któryś z tych punktów Cię nie opisuje, napisz — pomożemy indywidualnie.

Nie. Dokumenty RODO to dokumentacja wewnętrzna, którą trzymasz u siebie i pokazujesz na żądanie, np. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo kontrahenta. Na stronie publikujesz co innego: politykę prywatności RODO i cookies, czyli obowiązek informacyjny wobec odwiedzających. To dwa różne dokumenty i jeden nie zastępuje drugiego.

Dokumenty RODO pobierasz jako paczkę ZIP z edytowalnymi plikami DOC, które wypełniasz u siebie. To wzory z instrukcjami, a nie dokumenty generowane z formularza jak regulamin czy polityka prywatności — dlatego czas przygotowania zależy od Ciebie, a nie od Kreatora Legal Geek. Paczka jest dostępna w Panelu Klienta od razu po zakupie.

Tak — do każdego wzoru dołączona jest instrukcja krok po kroku, napisana pod mikroprzedsiębiorcę, a zestaw otwiera uproszczona instrukcja wdrożenia RODO w firmie. Prawnicy Legal Geek pisali je z myślą o osobie, która robi to pierwszy raz i nie ma zaplecza prawnego. Jeśli wolisz oddać całość specjaliście, zostaje indywidualna obsługa prawna, ale w typowej mikrofirmie wzory ze wskazówkami wystarczają.