Formularz to jedyne miejsce, w którym decydujesz o treści dokumentu. Pytania są podzielone na sekcje, a odpowiedzi możesz poprawiać tyle razy, ile potrzebujesz — dopóki licencja jest aktywna.
- Jak wypełnić formularz
- Dane firmy i REGON
- Dane z poprzedniego formularza
- Błędy w formularzu
- Regulamin sklepu internetowego
- Polityka prywatności RODO i cookies
- Regulamin sklepu na Allegro
- Umowa powierzenia przetwarzania
- Regulamin strony internetowej
- Regulamin newslettera
- Infografika regulaminu
- Dokumenty AML
Jak wypełnić formularz
Formularz otwierasz z kafelka dokumentu w panelu: „Wygeneruj dokument” przy pierwszym wypełnieniu, „Edytuj” przy kolejnym. Idziesz sekcjami od góry do dołu i na końcu zatwierdzasz formularz przyciskiem na jego dole.
Zasady, które warto znać od początku:
- Pytania są o Twój sklep, nie o prawo. Odpowiadasz na to, co wiesz: czy wysyłasz za granicę, jakie masz metody płatności, czy prowadzisz newsletter. Dobór przepisów jest po naszej stronie.
- Odpowiedzi zmieniają zestaw pytań. Część sekcji pojawia się dopiero wtedy, gdy wcześniej zaznaczysz, że dana funkcja w sklepie istnieje. Nie szukaj ich na siłę.
- Znak „?” przy pytaniu to podpowiedź. Najedź na niego kursorem (na telefonie dotknij), żeby zobaczyć wyjaśnienie: co dane pole oznacza i co w nim wpisać. Podpowiedzi są przy pytaniach, które najczęściej budzą wątpliwości.
- Dokument powstaje po zatwierdzeniu formularza, a nie w trakcie. Dopóki nie zatwierdzisz, nic nie publikujemy i nic nie wysyłamy.
Dane firmy i REGON
Pierwsza sekcja („Administrator danych” w politykach prywatności, „Dane Twojej firmy” w pozostałych dokumentach) pyta o dane podmiotu, który stoi za sklepem. Wpisujesz NIP i klikasz „Pobierz dane z bazy REGON” — nazwa, forma prawna, adres, REGON, a przy spółkach także KRS i sąd rejestrowy uzupełniają się same.
Jeżeli REGON jest chwilowo niedostępny, zobaczysz komunikat o błędzie pobierania danych. Możesz wtedy wpisać dane ręcznie — formularz tego nie blokuje.
Dane z poprzedniego formularza
Jeżeli wypełniałeś już inny dokument na tym koncie, na górze formularza stoi sekcja „Dane z poprzedniego formularza” z przyciskiem „Pobierz dane”. Kreator przepisze z niej odpowiedzi, które powtarzają się między dokumentami — dane firmy, adres sklepu, kontakt. Każde przepisane pole możesz nadpisać.
Błędy w formularzu
Jeżeli zatwierdzisz formularz z brakami, zobaczysz na górze „Formularz został niepoprawnie wypełniony.” i listę pól do uzupełnienia. Same pola są oznaczone na czerwono, a komunikat stoi pod polem. Poprawiasz wskazane miejsca i zatwierdzasz ponownie — odpowiedzi, które już wpisałeś, nie znikają.
Regulamin sklepu internetowego
Najdłuższy z formularzy. Sekcje odpowiadają temu, jak działa sklep:
- „Oprogramowanie sklepu” — na jakiej platformie stoi sklep.
- „Informacje o Sklepie” — adres WWW, dane kontaktowe, język i waluta sprzedaży.
- „Zamówienie” — jak klient składa zamówienie, jakie masz metody płatności i dostawy, terminy realizacji i koszty.
- „Funkcja odstąpienia od umowy” — czy w sklepie jest przycisk zwrotu wymagany przez dyrektywę 2023/2673. W Polsce przepisy wdrażające jeszcze nie weszły w życie, więc to pole dotyczy przede wszystkim sprzedaży do innych państw Unii.
- „Pozostałe informacje” — reklamacje, gwarancje, opinie klientów, program lojalnościowy i inne funkcje, jeżeli je prowadzisz.
Wersja PL i UE mają te same sekcje. Różnica jest w treści dokumentu, nie w formularzu.
Polityka prywatności RODO i cookies
Formularz pyta o to, co naprawdę dzieje się z danymi w Twoim sklepie:
- „Administrator danych osobowych” — kto odpowiada za dane, dane kontaktowe, ewentualny inspektor ochrony danych.
- „funkcje Sklepu” — konto klienta, newsletter, formularz kontaktowy, opinie: każda funkcja to osobny cel przetwarzania.
- „Przechowywanie danych” — jak długo trzymasz dane z zamówień, konta i newslettera.
- „Odbiorcy danych” — komu przekazujesz dane: hostingowi, firmie kurierskiej, bramce płatności, narzędziom marketingowym.
- „Pliki cookies” — jakie cookies stawia sklep i do czego ich używasz; możesz wybrać stopień szczegółowości opisu.
Regulamin sklepu na Allegro
Osobny produkt, nie część regulaminu sklepu internetowego. Formularz ma sekcję „Dane sklepu na Allegro” — nazwę konta sprzedawcy i dane firmy — oraz pytania o zasady sprzedaży na platformie.
Umowa powierzenia przetwarzania
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (dla podwykonawcy, który przetwarza dane w Twoim imieniu). Formularz pyta o dane obu stron, zakres i cel powierzenia oraz o środki bezpieczeństwa.
Regulamin strony internetowej
Regulamin strony internetowej uwzględniający akt o usługach cyfrowych. Formularz pyta o punkt kontaktowy dla użytkowników i organów oraz o to, czy użytkownicy wprowadzają na stronie własne treści (komentarze, opinie, zdjęcia) — od tego zależą postanowienia o zgłaszaniu i usuwaniu treści.
Regulamin newslettera
Krótki formularz: dane administratora, adres strony, sposób zapisu na newsletter i częstotliwość wysyłki. Sekcja „Newsletter” pyta też o to, czy za zapis dajesz rabat albo materiał do pobrania — jeżeli tak, regulamin opisuje warunki tej wymiany.
Infografika regulaminu
Infografika korzysta z odpowiedzi tego samego formularza co regulamin sklepu internetowego. Jeżeli masz w pakiecie oba, wypełnij najpierw regulamin — przy infografice użyjesz wtedy „Pobierz dane z poprzedniego formularza” i zostanie tylko potwierdzenie odpowiedzi.
Dokumenty AML
Formularz dla instytucji obowiązanej. Sekcje: „Informacje o Podmiocie — Instytucji Obowiązanej”, „Kategorie świadczonych usług”, „Przetwarzanie danych zwykłych” i „Przetwarzanie danych wrażliwych”, „Środki ograniczające ryzyko”, a przy części wariantów także „Waluty wirtualne”, „Księgowość”, „Pośrednictwo nieruchomości”.
Odpowiedzi w tym formularzu mają wpływ na ocenę ryzyka w gotowej procedurze, więc wypełniaj go na spokojnie i z dokumentami firmy pod ręką.